如何让团队成员学会时间管理？

2020-06-08 11:21:26

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本期导读：

我们每天都很忙碌，恨不得一分钟当成一小时来用，但回顾时却发现好像很多重要的事情都没做，做了的都是一些可有可无的事情，到头来自己却累得半死。问题究竟出来哪里？

时间管理是为了更高效地“做好”，而不是“做了”
时间管理是一种“习惯”，而不是“知识”
时间管理更应关注“时间使用效率”，而不是“时间如何分配”

本文是2020年5月推送的第31篇干货，计3035字，阅读时间8分钟。

文 | 柏奕晗《培训》杂志特约作者

最近“时间管理”频频上热搜，虽然其中不乏调侃之意，但也反映了如今人们对时间的重视。

之前，我在一家公司的营业厅里，看到一张很长很长的时间轴，展示了该营业厅里三种不同类型的岗位的详细时间规划。比如，8:50~9:00，做好营业厅开门前的准备工作；9:00~9:30开早会……事无巨细，一一列明。

但第一眼看过去，让我有两个直观判断，一是没有抓住时间管理的本质，二是很难得以贯彻执行。

所以今天我们一起聊聊时间管理哪些事儿~

时间管理是为了更高效地“做好”，而不是“做了”

有很多客户咨询过关于时间管理的课程，概括来说主要面临三种情况：

第一种，日常事情太多根本处理不完，希望通过时间管理能更高效地把事给做完；
第二种，空闲时间太多了，尤其是企业淡季时，希望通过时间管理有效利用这部分时间；
第三种，团队看上去都很忙，但是结果并不理想，希望打破这种奇怪现象。

基于以上三种不同情况，客户都对时间管理提出了诉求，事实上，并不是所有情况都能通过时间管理课程与辅导解决。例如第一种情况，我们详细了解之后，建议客户从流程再造、自动化技术方面着手，而非提高个人的时间管理能力。

时间管理本质上是一种效率工具，能帮助我们更高效地达成关键目标，所以开展时间管理有一个必备的前提条件，就是我们需要清晰地界定目标，而不是考虑怎么安排时间、做些什么具体事情。

比如文章开篇说的那个营业厅，按照公司时间管理规定，9:00~9:30需要开早会，但这个早会如何开？

有的人可能只是坐在那里，听领导滔滔不绝地讲话；

有的人可能只是单纯汇报一下昨天的进度、今天的安排；

有的人可能身在会场，却已心游四海

……

所以我们开展时间管理，不能仅思考什么时间段要做什么事情，而是要清晰地界定目标，以结果为导向，明确每件事情要得到的结果。

比如开会的目标，是要调动团队一天的工作热情，还是讨论今天详细的计划，亦或是集中学习某一案例总结经验教训？不同的目标，早会有不同的开法，这就是“做了”和“做好”的区别。

围绕具体目标的工作内容才是有意义的，盲目地开展工作只会浪费我们的时间。

时间管理是一种“习惯”，

而不是“知识”

时间管理的方法有很多，比如大家都知道的“重要紧急四象限法”，还有“衣柜整理法”“番茄钟工作法”“GTD工作法”“漏斗管理法”“猴子法则”等。

但是这些都属于知识的范畴，而时间管理是一种习惯，我们“学习知识”和“养成习惯”的方法是不一样的，课堂讲解、组织考试、提交实践报告都是属于学习知识、巩固知识的方法，那么怎样才能帮助团队成员养成习惯呢？

详细记录时间日志

先要及时准确了解自己的时间是如何使用的，而不是靠感觉、靠回忆，因为我们的记忆往往并不准确，以下就是我们用来训练时间管理能力的日志模板——

时间管理日志
时间段	事项/目标	结果	效率评分（1-5分）
8:20~8:30
8:30~8:32

这个时间管理日志可以从两个方面分析我们的时间使用情况。

时间分配情况

比如，绝大多数时间用于什么类型的事情，是重要的或是紧急的，是创造性的或是流程性的。

时间使用效率

比如在记录事项的时候，像倒水、刷手机、上厕所这种琐事最好也能记录下来，因为这种琐事会影响我们的效率；此外，对于工作内容，也需要写出预期目标，以及实际结果，方便我们复盘对比；最后，自己也给出一个直观的评分，评分越高，代表自己觉得这段时间越专注越高产。

持续定期复盘时间使用情况

分析维度		分析问题
时间分配	第一象限	今天是否存在因拖延或失误而产生的“既重要又紧急”事务，如何避免？
	第二象限	今天我的时间分配，是否集中在重要的事情上？
	第二象限	今天我的高效时段，是否投入了最重要的事情？
	第三&第四象限	今天对于2分钟内能解决的日常琐事，我是否即时处理，避免积少成多？
时间效率		今天对于其他不重要的琐事，我是否忽略，或放在特定时间段内集中处理？
		今天时间投入是否取得预期结果？可以如何改进？
		今天哪些事情分散了我的注意力？可以如何避免？
		今天哪些事情属于无效劳动？可以如何避免？

时间管理更应关注“时间使用效率”

而不是“时间如何分配”

时间管理包含两个相辅相成的维度，分别是“如何分配时间投入”，以及“如何提高时间使用效率”，我们往往更关注前者，例如在营业厅看到的时间轴，关注的就是时间如何分配的问题。

但我们更应当关注如何提高时间使用效率，除了减少日常琐事打扰、部分事项分配授权之外，还有三个比较重要的内容，分别是：

减少无效劳动

装修房子就是一个很典型的案例，我们知道毛坯房的装修顺序，一定是从水电改造开始，然后到吊顶、墙面、地板、家居，这个顺序不能乱，如果顺序乱了，就得扒掉重来；如果做出来不是客户想要的效果，也得扒掉重来。

这就体现了无效劳动的两个主要原因，分别是“步骤颠倒”，以及“没有提前沟通清楚标准”，但是这些都是实践中可以被辅导、被改善的具体行为。

避免紧急情况

如果我们每天都像救火队长一样，会显得非常忙碌，但是对于关键结果的达成却没有显著影响，就陷入了“瞎忙的陷阱”。紧急情况通常由于两种情况产生——

人为拖延

对此，我们需要需要加强过程管理，缩短时间进程，人为加速工作节奏，同时密切关注计划执行情况，是否根据当日既定计划达成预期结果？如果没有达成，是由于什么原因？如何补救（而非轻易调整计划）？

面临难以控制的突发情况

太阳底下无新事，每一种场景之下，容易出现哪些问题？

针对这些问题怎样早做准备？

我们可以总结自己和他人的经验教训，制定预案，有条不紊进行应对。

防止注意力分散

不禁感慨一句，手机真是太容易分散人的注意力了，本来只想看一眼时间，结果看到头条的推送，还是自己比较感兴趣的内容，点开之后，又不自觉刷了几条其他新闻，又忍不住点开支付宝看看昨天的理财余额，顺便再收割一波蚂蚁森林的能量……

我们的注意力就是这样被分散掉的，所以当你想专心处理一件事情的时候，最好把手机放在看不见、够不着的地方。

我们之所以在时间日志当中，建议大家事无巨细地记录倒水、翻手机这种琐事，就是因为这些不经意的琐事特别容易让我们的注意力分散，而且我们往往意识不到。但是通过行为习惯的改变，例如开始做事之前，给自己倒满一杯水，减少起身倒水的次数，是可以减少这些影响的。

此外，关闭各类推送信息、选择一个安静舒适的环境……都有助于我们提升注意力。如果你觉得现在状态不够好，无法静心专注，也可以尝试先出去透透气，再回来工作学习。

本文来源于培训杂志（ID：trainingmagazine）。文章仅代表作者个人观点，不代表“BEST管理学院”立场。

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